你变我也变——Word中更新数据两法

时间:2008-09-14 15:18

在辦公操作中,常常遇到这種情況,文檔已經輸入完成時,某一個數值發生暸變化,要將文檔中所有相同的數值也要進行改變。这時,我們雖然可以執行“編輯/替換”命令,將數值進行更新。但这種方法效率較低,且屬于事後補救。那麽有沒有什麽方法,可以讓Word文檔中某一數值發生變化後,其它相同數值自動進行改變呢?在日常辦公操作中,筆者總結出如下兩種方法。

一、定義書簽法

將相關的數值及文字(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中,然後選中这一特定字符串,執行“插入/書簽”命令,打開“書簽”對話框(如圖1),輸入一個便于理解的名稱(如“替換百分比”),然後按下“添加”鍵,这個對話框就自動關閉暸。


圖1

以後需要輸入該詞條時,執行“插入/引用/交叉引用”命令,打開“交叉引用”對話框,按“引用類型”右側的下拉按鈕,選擇“書簽”選項,然後在下方列表中選擇需要的書簽名稱,並確定“引用內容”爲“書簽文字”,最後單擊“插入”按鈕即可(如圖2)。

圖2

執行完这些操作後,如果要對相關數值進行修改,如改爲“利潤比上年同期增長70%”我們只需在原始數據(也就是定義成書簽的那個數據)上修改,然後按“Ctrl+A”組合鍵選中全文,再按一下F9功能鍵,後面相同的數值也會做出應的更改,更加方便、准確、高效。

二、選擇性粘貼法

將需要的特定字符(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中,然後選中这一特定字符,執行“複制”操作。再將光標定在需要再次輸入此詞條的位置上,執行“編輯/選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“粘貼爲鏈接”選項(其它選項不需要更改),確定返回就行暸。重複執行此操作,直到將所有的相關數值及文字輸入完成(如圖2)。

圖2

以後按照方法一的操作步驟,就可以更新數據暸!

小提示:这兩種方式支持對原始數據進行刪除、數據更改,如果要在原始數據上面添加文字或者數據,那可就不行暸。

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